Foto ilustrasi checklist: Jakub Żerdzicki / Unsplash.
Sebelum meminta penawaran tenaga outsourcing, siapkan ringkasan tentang pekerjaan yang perlu ditangani, lokasi, jadwal, perkiraan beban kerja, dan rencana mulai. Informasi ini membantu calon penyedia layanan memahami kebutuhan perusahaan dan menentukan hal-hal yang masih perlu dibahas.
Ringkasan tersebut tidak harus panjang. Yang penting, pembaca dapat membedakan kebutuhan yang sudah pasti, perkiraan sementara, dan keputusan yang belum dibuat. Jika jumlah personel belum diketahui, jelaskan pekerjaan dan jam cakupannya terlebih dahulu.
Checklist berikut membantu tim HR, general affairs, procurement, dan operasional menyusun brief kebutuhan outsourcing sebelum menghubungi vendor. Fokusnya adalah menyiapkan informasi internal, bukan menetapkan tarif atau menjanjikan ketersediaan tenaga kerja.
Mulai dari masalah operasional yang ingin diselesaikan
Tuliskan alasan perusahaan membutuhkan dukungan. Apakah ada area kerja yang belum tertangani, kegiatan yang memerlukan tambahan sementara, atau tugas rutin yang perlu dibagi lebih jelas?
Hindari hanya menulis nama jabatan. Misalnya, kebutuhan “office support” perlu diikuti daftar tugas dan area yang akan dilayani. Jelaskan pekerjaan yang tetap dilakukan tim internal agar calon vendor memahami batas tanggung jawabnya.
Jika belum menentukan jenis dukungan, lihat layanan outsourcing PT Esa Gemilang Sakti sebagai bahan awal pembahasan. Kesesuaian layanan dengan pekerjaan aktual tetap perlu dikonfirmasi.
Catat lokasi, waktu, dan beban kerja
Sertakan kota atau wilayah penempatan, jumlah lokasi, jenis area kerja, serta jadwal layanan yang diharapkan. Jika kebutuhan berbeda antar lokasi, gunakan brief terpisah atau tandai perbedaannya dengan jelas.
Bedakan jam operasional perusahaan dari jam layanan yang diperlukan. Kantor yang beroperasi sepanjang hari belum tentu membutuhkan setiap jenis dukungan pada jam yang sama. Catat juga waktu sibuk dan kegiatan tambahan yang sudah diketahui.
Untuk beban kerja, gunakan informasi yang tersedia, seperti jumlah area, jenis kegiatan, frekuensi pekerjaan, atau volume aktivitas. Nyatakan periode pengamatan dan tandai jika angka masih merupakan perkiraan. Jangan mengubah perkiraan menjadi kebutuhan personel final tanpa pembahasan.
Jelaskan hasil yang diharapkan dan pembagian tanggung jawab
Tuliskan hasil yang ingin diperiksa, bukan hanya aktivitas. Pada kebutuhan office support, misalnya, jelaskan area dan tugas yang harus selesai serta siapa yang mengonfirmasi penyelesaiannya.
Cantumkan instruksi kerja yang sudah tersedia, pihak pemberi arahan, dan cara melaporkan masalah. Bila perusahaan belum memiliki format laporan, sebutkan informasi yang ingin diterima agar bentuknya dapat dibahas bersama.
Perjelas pula siapa yang menyediakan alat, bahan, seragam atau perlengkapan lain yang relevan. Catat kebutuhan akses lokasi dan pembekalan sebelum mulai bekerja. Bagian yang belum disepakati dapat ditulis sebagai pertanyaan untuk calon vendor.
Gunakan tabel brief kebutuhan outsourcing
Salin tabel ini ke dokumen kerja perusahaan, lalu isi kolom terakhir. Jika informasi belum tersedia, tulis “perlu dibahas” beserta pihak yang akan menindaklanjuti. Tabel pada versi Word dapat diedit untuk kebutuhan internal.
| Informasi | Panduan pengisian | Isian perusahaan |
|---|---|---|
| Tujuan dukungan | Masalah operasional yang ingin diselesaikan | Isi di sini |
| Jenis pekerjaan | Tugas yang termasuk dan tidak termasuk | Isi di sini |
| Lokasi dan area | Wilayah, jumlah lokasi, serta jenis area kerja | Isi di sini |
| Jadwal layanan | Hari, jam cakupan, dan waktu sibuk | Isi di sini |
| Beban kerja | Aktivitas, frekuensi atau volume, dan dasar perkiraan | Isi di sini |
| Kebutuhan personel | Jumlah jika sudah ditentukan, atau hal yang perlu dikaji | Isi di sini |
| Rencana mulai | Target mulai, durasi, dan apakah tanggalnya masih fleksibel | Isi di sini |
| Hasil dan laporan | Hasil yang diperiksa, informasi laporan, dan penerimanya | Isi di sini |
| Alat dan persiapan | Perlengkapan yang tersedia, akses, serta pembekalan | Isi di sini |
| PIC dan persetujuan | Penanggung jawab pembahasan dan pemberi persetujuan | Isi di sini |
| Pertanyaan terbuka | Informasi yang belum pasti dan tindak lanjutnya | Isi di sini |
Brief yang lengkap tidak berarti seluruh jawaban harus sudah final. Lebih berguna menandai ketidakpastian daripada memberi angka atau jadwal yang belum disetujui.
Contoh brief singkat untuk pembahasan awal
Sebagai ilustrasi, sebuah perusahaan membutuhkan dukungan untuk menyiapkan ruang rapat, menangani kebutuhan pantry, dan membantu aktivitas kantor pada hari kerja. Lokasi sudah ditentukan, tetapi jumlah personel dan pembagian jadwal masih perlu dibahas. Alat dasar tersedia dari perusahaan, sedangkan rincian tugas, pelaporan, dan target mulai menunggu konfirmasi internal.
Brief tersebut sudah memberi arah pembahasan tanpa mengarang jumlah tenaga yang dibutuhkan. Pertanyaan berikutnya dapat difokuskan pada volume kegiatan, jam sibuk, batas tugas, dan kesiapan lokasi.
Contoh ini bukan paket layanan atau komitmen EGS. Gunakan pola yang sama untuk menjelaskan kondisi perusahaan Anda, lalu konfirmasikan dukungan yang tersedia.
Periksa brief sebelum mengirimkannya
Minta tim operasional memeriksa tugas dan jadwal, HR meninjau kebutuhan personel, serta pihak yang berwenang memastikan alur persetujuan. Sesuaikan pembagian pemeriksaan dengan struktur perusahaan Anda.
Gunakan checklist akhir berikut:
- Apakah kebutuhan rutin dan tambahan sementara sudah dibedakan?
- Apakah perkiraan memiliki dasar dan diberi tanda belum final?
- Apakah tugas internal dan lingkup yang akan dibahas dengan vendor sudah jelas?
- Apakah target mulai mempertimbangkan persiapan yang masih diperlukan?
- Apakah terdapat satu PIC untuk mengumpulkan pertanyaan dan jawaban?
- Apakah versi brief dan tanggal pembaruannya sudah dicatat?
Kirim versi yang sama kepada calon vendor agar pembahasan berangkat dari informasi yang setara. Bila kebutuhan berubah, catat perubahannya dan sampaikan pembaruan kepada pihak terkait.
Gunakan brief sebagai dasar penawaran dan evaluasi
Setelah menerima tanggapan, cocokkan lingkup yang ditawarkan dengan brief. Tandai perbedaan tugas, jadwal, perlengkapan, atau asumsi jumlah personel sebelum membandingkan angka biaya.
Gunakan panduan komponen biaya outsourcing yang perlu diperiksa dalam penawaran untuk membahas rincian biaya. Untuk menilai pengalaman, pengawasan, dan kesiapan calon penyedia, lanjutkan dengan artikel cara memilih perusahaan outsourcing.
Jika brief awal sudah siap, hubungi tim EGS untuk membahas kebutuhan perusahaan. Sampaikan jenis pekerjaan, lokasi, jadwal, perkiraan beban kerja, dan rencana mulai. Ketersediaan personel, kesiapan penempatan, serta rincian penawaran perlu dikonfirmasi sesuai kebutuhan tersebut.